مقدمة:
التقرير: هو لون من ألوان الكتابة الوظيفية يتضمن وصف مفصل أو مجمل لقضية ما أو حالـة معينة، أو هو نوع من الكتابة الوظيفية يتضمن جمع قدر من الحقائق والمعلومات حـول حالـة أو شـأن معين بناء على طلب محدد أو غرض مقصود. أو هو تسجيل أو تدوين مخـتصر أو مطـول كامـل وشـامل للمعلومات والبيانات قصد التعرف على السلبيات والإيجابيات للرجوع إليها وقت الحاجـة في التخطـيط لأنشطة المستقبل.
أهميته:
للتقارير أهمية في توثيق العمل و تقييمه ووصفه وتنظيمه، لأنها بيان مكتـوب يصـف حالـة أو نشاطاً أو مشروعاً أو تجربةً ما، والهدف منها تحقيـق أغـراض معينـة لاتخـاذ قـرارات معينـة أو متابعـة حالات ومراحل مشروع ما بغية تعديله أو تطوير مساره، وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها، وما لم تكن الأمور محددة فمن الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل للخطوة التاليـة، وتعـد مـن أنـواع الرسـائل الإداريـة، ومـن الأهميـة
معرفة فوائد التقرير ومنها
- قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود.
- تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط.
- توثيق النشاط للرجوع إليه وقت الحاجة.
- استخلاص أفكار جديدة وإنتاجها وتنميتها وحفظها.
- الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس.
- المساعدة في التخطيط لأنشطة المستقبل.
لغة وأساليب العرض في كتابة التقارير:
هناك أكثر من أسلوب لكتابة التقارير والتي منها
1-التقارير الفنية أو الإدارية:
وفيها تعني اللغـة بالمعلومـات المجـردة بدقـة ووضـوح ولغـة سـليمة ، تصف السلوك أو الملاحظ بشكل مفهوم بحيث لا يمكن إساءة فهمه أو تفسيره من قبـل الآخـرين ، والأسلوب فيه يأخذ الطابع الإخباري الموضوعي المستقل بذاته في نقل المعلومات، ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة. ومن هنا لا علاقة للغة المستخدمة في التقرير بالعواطف أو الخيال، وإنما هي تخاطب العقل، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة.
2-التقارير الأدبية:
وفيها تجنح اللغة إلى البسـط البيـاني والأسـلوب الشـخصي الـذي يتـأثر بشخصـية الكاتــب وخبراتــه واســتنتاجاته مثــل التقــارير النفســية وتقــارير هــواة الكتابــة الأدبيــة في الحقــل الصحفي.
عيوب كتابة التقرير:
1-الجمل والكلمات الطويلة والتعابير المبهمة، وغير المألوفة لأنه تعوق تسلسل الآراء وتزيـد التقريـر تعقيدا.
2-الاستغراق والتكلف في استعمال المصطلحات الفنية لنقل الفكـرة، وقـد أتضـح أن عـددا كبـيرا مـن المفردات والعبارات الفنية هي محض تكلف وأقل حيوية، وأن الأفكار نفسـها يمكـن التعبـير عنهـا بصورة مباشرة وبلغة بسيطة وأكثر تأثيرا، فـالكلمات الصـعبة والمشـتقة (حـديثا) لا تعكـس عمـق وأصالة تفكير محرر التقرير كما يظن بعض المبتدئين.
كيفية كتابة التقرير:
ينبغي أن يكون عنوان التقرير معبر وموجز وواضح، و يبـين طبيعـة التقريـر وجـوهره والفكـرة الرئيسة فيه وبشكل مقتضب ، والاستيعاب الكامل لجميع جوانب الحالة أو النشاط المراد تحرير التقرير عنه وتفاصيله الدقيقة مع الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات واستحضار الفرضيات اللازمة بالبرهان، ثـم الشروع في صياغة التقرير في عبارات وكلمات جامعة وشاملة وبأسـلوب واضـح وفـق والمحـاور الأساسـية
التالية:
1- معرفة الهدف من التقرير وحدوده، والجهة الموجه إليهـا ،القـارئ واحـد أو مجموعـة قـراء؟ وقـد يكون موجها إلى مختص في علم الـنفس أو معلـم أو أخصـائي اجتماعـي أو طبيـب أو إلى مسـؤول إداري أو جهة أمنية أو هيئة قضائية، وقد يطلب منك وصـف الموقـف فقـط، وقـد تـزداد المهمـة بمطالبة الكاتب بتحديد المشكلة وتعريفها ويسـمى التقريـر عندئـذ (مـذكرة)، ويـوصى فيـه غالبـا بمراعاة الخلفية العلمية للشخص الذي سوف يوجه إليه التقرير.
2- جمع المعلومات بدقة وموضوعية.
3- التوصل إلى نتائج وقـناعات معينة بعد الاستنتاج والتحليل.
الشروع في كتابة التقرير وفق البناء الفني التالي:
1- مقدمة مختصرة: تذكر فيها دواعي التقرير وملابساته وظروفه.
2-صلب التقرير: وفيه العرض المرتب لبيانات وحقائق التقرير أو الأحداث ، وقد تضمن ذكـر الزمـان والمكان إذا كان نوع التقرير يستدعي ذلك.
3- خاتمة: وتتضمن توصيات أو مقترحات أو مرئيات.
4- عرض التقرير في صورته النهائية وتقديمه للطبع.
بعض الضوابط في جمع معلومات وحقائق التقرير:
- جمع المعلومات من مصادرها الأصلية بـ المقابلة أو الكتابة غيرها.
- التحقق من صحتها تمهيداً لتحليلها التحليل المطلوب.
- انتبه للزمن والتاريخ في الوثائق وخذ بالأحدث.
- استعن بنوتة ملاحظات تكتب فيها ما يرد عليك من خواطر.
- قد تحتاج إلى إدراج بعض الصور في التقرير.
- كتابة التقرير مسؤولية وأمانة لأنك ناقل للحقيقة.
تعليق واحد